Considérations logistiques
En ce qui à trait aux considérations logistiques du groupe de musique convoité, nous vous conseillons de répondre à ces questions ci-dessous.
Est-ce que les membres du groupe de musique convoité proviennent de votre région, ou des délais et/ou temps de transport sont à prévoir à la date de votre mariage?
Bien qu’il n’est pas rare d’embaucher des artistes qui proviennent de l’extérieur de la région où vous vous situez, cette distance peut engendrer des risques qui vaut mieux connaître afin de mitiger ces derniers avant la soirée de votre événement. On parle surtout ici de délais et de frais de déplacement du groupe de musique pour votre événement.
Délais de déplacement
Les délais de déplacement peuvent sembler, à première vue, un impact seulement du côté des musiciens qui auront à passer les heures nécessaires sur la route pour se rendre à vous. Mais non, pas tout à fait : vous, en tant qu’organisateur de votre événement, pouvez être aussi impactés par des délais de déplacement de la part du groupe de musique choisi d’une région extérieure.
En effet, ces délais de déplacement viennent également avec des risques de votre côté advenant des retards auprès de ces déplacements prévus (bris de véhicule, accident, trafic, tempête, etc.). Ces délais pourraient décaler l’accomplissement de toutes les activités nécessaires par le groupe de musique convoité pour : installer les instruments, habiller la scène, exécuter les tests de sons, etc. On ne voudrait surtout pas que les musiciens ne soient pas prêts pour leur spectacle dès l’arrivée des premiers invités!
Frais de déplacement
Les frais de déplacement du groupe de musique convoité ne sont peut-être pas entièrement couverts dans le cachet discuté. Lorsqu’un groupe provient d’une région extérieure, les musiciens peuvent demander de bénéficier d’un service d’hébergement suite au spectacle (hôtel, môtel, gîte, etc.). Ou encore, de bénéficier d’une loge, sur place, pour y stocker leurs effets personnels le temps de leur prestation. Les frais de déplacement ne se calculent pas uniquement en termes de kilomètres parcourus pour arriver à votre emplacement, mais également en y additionnant tous les items nécessaires à faire venir ces artistes sur place pour votre événement.
Pour éviter de tels frais additionnels (directes ou indirectes), l’embauche d’un artiste de votre région peut être une option envisageable et moins onéreuse pour vous.
Quel est le temps nécessaire pour le groupe de musique convoité pour monter et démonter tout leur équipement nécessaire à l’emplacement de votre soirée de célébration de votre mariage?
Il est faux de prétendre que le temps de prestation où les membres du groupe de musique seront sur scène est le seul temps de travail de ces derniers lors de votre journée de mariage. En fait, il faut considérer le temps d’installation, le temps requis pour le test de son ainsi que le temps de désinstallation des musiciens. Dépendant du nombre de membres et des instruments joués par ces derniers, le temps associé à ces activités peut être très variable. Mieux vaut considérer ces activités dans la planification de votre journée de mariage afin d’éviter tout impact sur les autres activités à faire en vue de la mise en place de cette journée si importante : la journée de votre votre mariage.
Est-ce que le groupe de musique convoité détient tout l’équipement nécessaire (instruments, moniteurs, consoles, etc.) afin d’offrir un son adéquat selon l’emplacement de votre soirée de célébration de votre mariage?
Selon l’emplacement de votre mariage, le groupe de musique devra s’adapter à vos besoins et aux matériel mis à votre disposition pour la prestation du groupe de musique lors de votre soirée. Par exemple, des moniteurs sont potentiellement mis à votre disposition dans la salle de réception de votre mariage : est-ce que le groupe de musique détient le matériel et la compétence technique pour utiliser ces installations? Dans le cas contraire, l’embauche de techniciens apte à piloter les installations, soit déjà sur place ou manquant, tant de l’ordre des besoins audio que visuel serait, à votre guise, de mise.
Est-ce que tout l’équipement nécessaire du groupe de musique convoité peut entrer à l'emplacement prévu du spectacle lors de votre soirée de célébration de votre mariage?
Normalement, tous les instruments et équipements nécessaires à la prestation de l’artiste convoité devraient passer dans une taille de porte standard. Cependant, d’autres irritants devraient être soulevés au groupe de musique sélectionné afin d’éviter des frustrations face à des réalités rendant plus ou moins accessible le lieu de la prestation musicale : nombreux escaliers, accès limité des voitures pour déchargement, etc. Ces détails non communiqués aux musiciens pourraient impacter, à la négative, le respect des délais requis pour leurs activités : surtout en ce qui à trait à l’installation et la désinstallation de leurs matériel nécessaire au spectacle.